Las herramientas colaborativas son muy populares en la actualidad, son como las computadoras All In One (Todo en uno) donde ya no te preocupas por las partes y piezas por separado, sino que todas están compactadas en un mismo chasis. Las herramientas colaborativas tienen como punto de partida el servicio de correo, y desde este servicio se van desmembrando otros servicios asociados como son: agendas, tareas, documentos y comunicación (chat, videoconferencia).
La compactación de todos estos servicios en un mismo entorno favorece a la dinámica del trabajo. Si necesitas usar una u otra herramienta, ya no necesitas abrir múltiples programas o ventanas molestosas, concentras la información asociándola a todos los servicios. Por ejemplo: Si el gerente de una empresa requiere una reunión para presentar el balance anual a sus empleados, mantiene los documentos informativos compartidos o disponibles para todos los empleados. Mientras que su asistente, organiza la reunión en la agenda compartida de trabajo. Para que las sucursales remotas puedan unirse a esta reunión lo realizarán a través de las herramientas de comunicación vía chat y videoconferencia. Todo lo mencionado, bajo el mismo entorno.
Office365 y Zimbra son herramientas colaborativas con ciertas características similares pero también con otras características completamente distintas. Es sencillo contestar la pregunta: ¿Cuál es la mejor herramienta colaborativa? La respuesta sería: La que mejor se adapte el usuario. Si el usuario ha trabajado toda su vida profesional con Office 365 es posible que seleccione esta herramienta colaborativa como la mejor y viceversa.
En el ámbito técnico destacamos que Office365 es una herramienta incomparable. Todos hemos utilizado a lo largo de nuestra vida herramientas de ofimática como word y excel, ahora embebidas dentro del entorno colaborativo. Abrir documentos, compartirlos e incluso editarlos se realiza de una manera muy sencilla. Además, con herramientas como Microsoft Teams permite la comunicación y la compartición de información corporativa.
A pesar que le queda difícil a Zimbra, también es una herramienta colaborativa muy competitiva. Zimbra tiene una versión comercial y otra versión comunitaria. La versión comercial posee características muy parecidas a Office365: comparte recursos como correo, agenda, tareas y un maletín documental. Extiende sus funcionalidades brindando la posibilidad de tener herramientas de comunicación como chat y videoconferencia disponibles y finalmente es compatible con ofimática permitiendo la apertura y almacenamiento de documentos de ofimática de Word y excel.
La versión de Zimbra comunitaria, no posee algunas de las características que la versión comercial si las tiene, pero la base de la colaboración como: compartición de correos, agendas, contactos, tareas y maletín documental están disponibles. De igual manera, es posible extender sus características con productos que se empatan a Zimbra como Zextras Suite, que permite activar otras características referentes a compatibilidad de documentos de ofimática, conexión con drive, herramientas de comunicación y demás.
Ambas herramientas pueden integrarse y trabajar en conjunto. Por ejemplo : Puedes tener cuentas de Office365 para gerentes y coordinadores de tu empresa y tener Zimbra integrado con Zextras para los demás empleados. Esto permitirá mejorar costos anuales de la empresa y que ambas herramientas cumplan con su función principal que es la colaboración.